Inleiding

De Klussenbak levert een betaalbare, laagdrempelige ondersteuning in de planning en uitvoering van taken voor (samenwerkende) bedrijven. De Klussenbak onderscheidt zich van gangbare planningsystemen door kortweg klantgericht ondernemerschap door eigen medewerkers te stimuleren! Dit in tegenstelling tot centrale planningssystemen, waar voor medewerkers beslist wordt welke taak of opdracht (seriematig)te uit moeten voeren. In de praktijk ziet het verschil met een (traditioneel) planningssysteem met een klussenbak er als volgt uit:

De Klussenbak laat medewerkers van bedrijven mobiel zelf een taak “pikken" (eigen verantwoordelijkheid) eventueel ondersteund met aanvullende informatie. Na afloop van de taak kan deze weer mobiel worden afgemeld. Natuurlijk zit er “intelligentie" in de Klussenbak:

1. Clusters van taken, bijvoorbeeld op soort, regio of benodigde competentie, zijn eenvoudig te groeperen “in de bak";
2. Lastige of dringende taken krijgen een prioriteit en kunnen zelfs aan personen worden toegewezen;
3. Koppeling met andere informatiesystemen is mogelijk, bijv. voorraadbeheer;
4. Administratieve taken als urenregistratie etc. zijn eenvoudig te automatiseren.

Schematische werking

De Klussenbak is een (Internet) applicatie voor de planning en communicatie van “taken". Onderstaande figuur illustreert de globale werking in een aantal stappen:

1. Er komt een klantvraag binnen. Dit kan op verschillende manieren (telefonisch, e-mail etc.).
2. De klantvraag wordt in een bak “werkvoorraad" gezet als “taak". De werkvoorraad is real-time in te zien door medewerkers.
3. Een medewerker selecteert ("pikt") een taak en bevestigt de keuze.
4. Vervolgens wordt de taak daadwerkelijk uitgevoerd;
5. Ten slotte volgt er een afmelding. Een afmelding kan meerdere acties tot gevolg hebben, zoals het starten van een administratief proces, een evaluatie etc.

De communicatie tussen medewerker en de “klussenbak" geschiedt geheel mobiel:

1. er is geen tussenkomst meer van een (centrale) planningsorganisatie en of werkvoorbereidingfunctie (al is dit wel mogelijk)
2. de medewerker kan via een mobiel “device" (Mobiel telefoon, PDA) de werkvoorraad zien (klussen) en met een druk op de knop een of meerdere klussen selecteren
3. afmelding (of verzending van andere informatie) geschiedt wederom mobiel

Typering, voorbeeld en opbrengsten

Indien (sommige van) de onderstaande bedrijfsaspecten binnen de organisatie voorkomen, is de Klussenbak bij uitstek geschikt:

1. werkzaamheden zijn te definiëren als (zelfstandige) taken;
2. flexibiliteit is belangrijk voor de organisatie;
3. is veel miniplanning nodig (fijnplanning, fijnafstemming);
4. redelijke mate van zelfredzaamheid medewerkers.

Voorbeeld Gehandicaptenvervoer Schiphol:

Voor het gehandicapten vervoer op Schiphol zijn door TNO nieuwe bedrijfsprocessen ontworpen en geïmplementeerd. Oorspronkelijk was het vervoer Centraal geregeld, op basis van een Centrale Desk en zgn. (papieren!) werkbonnen. De nieuwe werkwijze werk gebaseerd op de principes van “Klantgestuurd ondernemen", waarbij een zelfsturende planning werd geïntroduceerd. Medewerkers gingen elektronisch werken en konden overal op de luchthaven nieuwe opdrachten uit een “Klussenbak” pikken. Het resultaat was een efficiëntere uitvoering van het gehandicaptentransport, meer plezier in het werk en 10-20% lagere bedrijfskosten.

Voorbeeld voertuig transporten:

Vijf redenen voor een "Klussenbak"!

De winst van een Klussenbak in vergelijking met traditionele plansystemen is overduidelijk:

1. Er is geen grote, centrale planafdeling meer nodig;
2. Door het gebruik van de kennis en ervaring van medewerkers wordt de detailplanning veel efficiënter;
3. Er worden minder faalkosten gemaakt: door gebruik van kennis van medewerkers kan beter op de locale situatie worden ingespeeld;
4. Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid voor hun eigen werkzaamheden, hierdoor stijgt veelal ook de tevredenheid;
5. Kosten liggen ten minste 20% lager!

De Klussenbak ik een gezamenlijk initiatief van TNO, TotalWeb en van de Geijn Partners. Voor vragen kunt u bellen met 030-6380707, of contact opnemen met Chris Oude Luttikhuis